Rachunkowość PKZP opiera się na ustawie o rachunkowości i jest uproszczona, a wynika to ze ściśle ukierunkowanego charakteru działalności PKZP czyli przyjmowania wpłat wkładów członkowskich i rat pożyczek oraz wypłacaniu pożyczek, wkładów, zapomóg. Nie wymaga prowadzenia skomplikowanego systemu ewidencji i jest zgodna z ogólnymi zasadami księgowości podwójnej. Każda operacja finansowa jest kolejno księgowana na właściwym koncie syntetycznym po stronie debetowej i kredytowej ("Winien" – "Ma"), a jednocześnie na subkoncie lub w rejestrze czy kartotece. Konta analityczne prowadzone się oddzielnie dla każdego członka, każdego dłużnika i wierzyciela.

Rejestr kont członkowskich ewidencjonowany jest w formie skorowidza. Zakładamy go na początku roku kalendarzowego, wpisując nazwiska i imiona członków według bilansu otwarcia oraz uzupełniając o imiona i nazwiska członków przyjętych w ciągu roku. Członkowie skreśleni z ewidencji na koniec roku nie są uwzględniani w skorowidzu w roku następnym.

Do ksiąg rachunkowych wprowadzamy w postaci zapisu każde zdarzenie, które wystąpiło w okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów  są dowody księgowe.

Każdy zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:

• datę dokonania operacji gospodarczej i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
• określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiący podstawę  zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
• kwotę i datę zapisu księgowego,
• oznaczenie kont, których dotyczy – tzw. dekretację.

Na kontach księgi głównej, ksiąg pomocniczych oraz w dzienniku obowiązuje dokonywanie zapisów w porządku systematycznym i chronologicznym.

Księgi rachunkowe prowadzi się m.in.:

• w sposób trwały, bez pozostawienia miejsc pozwalających na późniejsze dopiski
• w języku polskim,
• w walucie polskiej.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości  jednostki gospodarcze mają obowiązek stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości w taki sposób, by rzetelnie i jasno mogły przedstawić sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Ze względu na społeczny charakter Pracowniczych Kas Zapomogowo-Pożyczkowych dopuszczalne jest w PKZP aby przyjęta polityka rachunkowości wystąpiła w formie uproszczonej. Musi jednak dostarczać pełne, wiarygodne oraz rzetelne dane. W związku z tym, mimo uproszczeń, które są stosowane w PKZP polityka rachunkowości powinna zawierać:

• wykaz kont syntetycznych, tj. kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ewidencji analitycznej (kont ksiąg pomocniczych) i powiązania tej ewidencji z kontami księgi głównej,
• wykaz ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykaz zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji,
• opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, ze wskazaniem metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
• opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów (dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów).

Uwaga!

Rachunkowości PKZP nie mogą prowadzić członkowie zarządu i komisji rewizyjnej a także osoba prowadząca kasę PKZP, natomiast kasy nie mogą prowadzić zarówno członkowie zarządu i komisji rewizyjnej, jak też osoba prowadząca księgowość.

Chodzi o oddzielenie – z jednej strony – społecznych funkcji organów PKZP od służbowych czynności pracowników zakładu pracy, zobowiązanych do obsługi PKZP, a z drugiej – o odłączenie funkcji decyzyjnych bądź kontrolnych od wykonawczych. Jeżeli będzie przestrzegany porządek ustalony przepisami prawa, mniej wydarzy się pomyłek i zaplanowanych nieprawidłowości.

Rokiem obrachunkowym PKZP jest rok kalendarzowy (por. § 43 ust. 2 rozporządzenia w sprawie PKZP), a rachunkowość PKZP powinna być prowadzona w odrębnych księgach rachunkowych, obejmujących operacje związane wyłącznie z działalnością statutową PKZP.

Zbliża się koniec roku  a to zawsze dobry czas na ewentualne zmiany – dlatego też zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą dotyczą prowadzenia księgowości PKZP – szczegóły znajdziecie Państwo na: https://casco.pl/ksiegowosc/

Zapraszamy do współpracy.