Wg badań TNS OBOP prawie 90 procent Polaków jest świadoma, że bez ich zgody nikt nie może wykorzystywać ich danych osobowych.

Jak każda inna organizacja tak i PKZP podlega ustawie o ochronie danych osobowych. Temat ten jest bardzo szeroki. Poniżej szerzej poruszę jedynie kwestie związane bezpośrednio z Kasami Zapomogowo- Pożyczkowymi.

Podstawy prawne: 

1. Konstytucja Rzeczpospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r.
   (Art. 51. 1. Dz. U. z 1997 r.  Nr 78, poz. 483)
2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
    (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zmian.)
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
   z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania
   danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych,  jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024)
4. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
   z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia
   zbioru do rejestracji Generalnemu Inspektorowi
   Ochrony Danych Osobowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 229, poz. 1536)

Warto poznać co oznaczają poniższe terminy:

1. Dane osobowe (są to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizyczne);
2. Dane osobowe zwykłe (przykłady: imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, NIP,  numer i seria dowodu osobistego, wykształcenie,  zawód, płeć, numer telefonu);
3. Dane osobowe wrażliwe (w szczególności: pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniowa, partyjna lub związkowa, stan zdrowia, kod genetyczny, nałogi, życie seksualne, skazania, orzeczenia o ukaraniu, mandaty, orzeczenia wydane przed sądem lub urzędem; są to dane osobowe, które szczególnie się chroni; za przestępstwa z ich użyciem grożą wyższe kary);
4. Przetwarzanie danych osobowych( praktycznie wszystkie operacje dotyczące zbioru danych wraz z ich przetrzymywaniem, w szczególności : gromadzenie,  przechowywanie, udostępnianie, modyfikacja, przekazywanie, utrwalanie, opracowywanie, kasowanie);
5. Zbiór danych osobowych (wszelkiego rodzaju zgromadzone dane osobowe, czy to w formie papierowej, elektronicznej lub każdej innej);
6. System informatyczny przetwarzający dane osobowe (wszelkiego rodzaju aplikacja – „program komputerowy”, która korzysta ze zbiorów zawierających dane osobowe; niezależnie od urządzenia „hardware‘owego” i systemu operacyjnego, na którym pracuje);
7. GIODO - Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych ( Jednostka organizacyjna powołana w celu kontroli przestrzegania prawa ochrony danych osobowych; zorganizowana centralnie z siedzibą w Warszawie, bez oddziałów terenowych);
8. ADO – Administrator Danych Osobowych (jest to każdego rodzaju organizacja, która przetwarza dane osobowe; praktycznie dotyczy to wszystkich począwszy od urzędów poprzez wszelkiego rodzaju spółki, działalności gospodarcze, fundacje stowarzyszenia  aż do innych organizacji nigdzie nie rejestrowanych takich jak Pracownicze Kasy Zapomogowo-Pożyczkowe); Reprezentant ADO (np. zarząd spółki) może powołać (umocować) wybraną osobę jako pełnomocnika ADO, który w ich imieniu będzie zawiadywał tą sferą w ich organizacji).
9.  ABI – Administrator Bezpieczeństwa Informacji (specjalista ds. ochrony danych osobowych powołany przez osoby reprezentujące Administratora Danych Osobowych – np. przez zarząd);

Jak należy podejść do sfery ochrony danych osobowych w PKZP, ażeby spełnić wymogi ustawy i aby dane osobowe były należycie chronione ?

Wiele jest dróg, aby to osiągnąć, poniżej przedstawiam taką, która nie powinna nastręczać wielu kłopotów.

 Przygotowanie oraz wdrożenie systemu ochrony danych:

1. Zarząd PKZP jako ADO powołuje pełnomocnika ADO(najlepiej kogoś spośród członków komisji rewizyjnej; wtedy nie będzie konfliktów kompetencyjnych dotyczących prawa wglądu w jakiekolwiek dokumenty PKZP); Osoba ta będzie zajmowała się wszelkimi sprawami w organizacji związanymi z ochroną danych osobowych.
2. Pełnomocnik ADO powinien (dbając o ochronę danych osobowych) w organizacji w szczególności :
   1. przeanalizować wszelkie obszary organizacji, gdzie, przez kogo i jakie zbiory danych osobowych są przetwarzane,
   2. na podstawie powyższego przyjąć odpowiednie procedury ochrony danych osobowych w organizacji; podjąć decyzję czy i jakie zbiory należy zgłosić do GIODO (czy także lub w zamian powołać ABI),
   3. przygotować odpowiednią dokumentację, przede wszystkim :

- politykę bezpieczeństwa

- instrukcja zarządzania systemem informatycznym

- umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych

                    4. wprowadzić powyższe ustalenia w życie poprzez przygotowanie odpowiednich załączników do dokumentacji podstawowej (polityki bezpieczeństwa), poprzez przeszkalanie pracowników i ich upoważnianie do przetwarzania danych osobowych.

Na pierwszy rzut oka, powyższe może wydawać się skomplikowane. Pocieszającym jest fakt, że ustawa o ochronie danych osobowych przewidziała zwolnienie z części obowiązków wg. art. 43 ust. 1 pkt 4 (zwolnienie ze zgłoszenia zbiorów do GIODO); dotyczy to danych osób zrzeszonych w tego typu organizacjach (m. i. stowarzyszenia, spółdzielnie, fundacje lub podobne tego typu jednostki). Można z tego wnioskować, że PKZP nie musi zgłaszać zbiorów danych osobowych do GIODO, jeżeli są to dane dotyczące członków organizacji (członkostwa w PKZP), ewentualnie dane potrzebne do prowadzenia jej podstawowej działalności. To w większości PKZP znacznie upraszcza sprawę (szczególnie obowiązki określone w punkcie 2.2. powyżej).

Przyjmując nowego członka do PKZP należy odebrać od niego oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie jego danych osobowych potrzebnych do prowadzenia wszelkich spraw dotyczących jego członkostwa w ramach w PKZP oraz samej działalności PKZP. 

Szczegółowa dokumentacja oraz omówienie tematu Ochorny danych osobowych w Pracowniczych Kasach Zapomogowo-Pożyczkowych przedstawiamy także na naszych szkoleniach. Program oraz harmonogram szkoleń znajdziecie Państwo na www.casco.pl. Serdecznie zapraszamy do udziału w naszych szkoleniach.