Kasy zapomogowo-pożyczkowe to zrzeszenia, których reprezentację stanowi co najmniej trzyosobowy zarząd. Według ustawy o KZP (Dz.Ust.1666 z 2021 r.) na pierwszym posiedzeniu wybiera on spośród siebie przewodniczącego, sekretarza i skarbnika. Chociaż żadnej z tych funkcji nie charakteryzuje ustawa, statut każdej z kas może określić wewnętrznie którymi kompetencjami powinni się zajmować. Żaden nie może jednak „rządzić” czy „kontrolować” samodzielnie, a wszelkie decyzje zapadają zawsze jedynie w formie uchwał zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej połowy wszystkich wybranych do organu członków. Zarząd, choć zarządza, nie jest i nie staje się właścicielem KZP, ani nie może dowolnie dysponować jej środkami. Każdy z zadeklarowanych i przyjętych przez zarząd członków staje się współwłaścicielem całej organizacji. Daje im to między innymi prawo do samodzielnej kontroli wszystkiego co dzieje się w KZP. Ponadto również spośród nich, w każdej kasie musi zostać wybrana specjalna celowa grupa członków określona ustawą jako komisja rewizyjna. Ta grupa członków nabywa specjalnych stałych uprawnień kontrolnych i może w sposób systemowy, w imieniu wszystkich pozostałych członków i na ich rzecz, kontrolować nie tylko sam sposób działania organizacji, ale również wszystkie decyzje, działania, ale też zaniechania zarządu. Przede wszystkim jednak odpowiada za należyte zabezpieczenie pieniędzy, danych osobowych członków kasy, poprawność zrealizowanych transakcji, ich właściwe udokumentowanie oraz kompletność sprawozdań. Zgodnie z ustawą o KZP obecność komisji rewizyjnej jest bezwzględnie wymagana w każdym zrzeszeniu opartym o tę ustawę – zarówno tych działających u jednego pracodawcy (KZP) jak i międzyzakładowych (MKZP). KZP nie może działać bez wybrania do niej członków, a odpowiedzialność za nielegalne funkcjonowanie kasy bez komisji spada wyłącznie na zarząd KZP, gdyż tylko ten ma możliwość zarządzić i przeprowadzić wybory, a następnie zwołać walne zebranie wyborcze, na którym zatwierdzony zostanie jej skład.
Komisja rewizyjna to organ nadzorczy kasy zapomogowo pożyczkowej i jej podstawowym obowiązkiem jest dbałość o mienie zrzeszenia – co oznacza, że musi mieć wiedzę na jego temat. Komisji rewizyjnej należy więc przedstawiać, na każde wezwanie, wnioskowane przez nią dokumenty KZP. Ma również monitorować działania zarządu pod kątem ewentualnego przekraczania uprawnień oraz niedopełniania obowiązków. Więc w sytuacji zawarcia umowy z pracodawcą, w której poszczególne czynności operacyjne KZP realizuje siłami pracodawcy (np. pomoc prawną, obsługę informatyczną czy kancelaryjną itd.), możliwość skorzystania z tych czynności powinna odnosić się również bezpośrednio do członków komisji rewizyjnej, a nie tylko zarządu KZP lub obsługi samych członków. Jako organ, komisja rewizyjna jest niezależna od pracodawcy, od związków zawodowych, ale również od zarządu samej KZP. Oznacza to że samodzielnie podejmuje uchwały, samodzielnie i bezpośrednio konsultuje prowadzone przez siebie sprawy, samodzielnie opracowuje kalendarz, sposób i zakres planowanego i realizowanego działania kontrolnego, a odpowiada jedynie przed Walnym Zebraniem Członków (lub delegatów) czyli ogółem właścicieli.
Organ ten jest jednym z trzech organów występujących w KZP, a jej pracami kieruje przewodniczący. Przewodniczący komisji rewizyjnej nie jest wybierany w głosowaniu przez całą społeczność członków KZP, a poprzez wewnętrzne głosowanie na pierwszym posiedzeniu tej komisji. Wyboru dokonują sami członkowie komisji spośród siebie, tak samo więc, jak w przypadku zarządu KZP. Uwypukla to dobitnie równoprawny charakter obejmowanych mandatów każdego z członków w obu organach. Ustawa przypisuje dodatkowe uprawnienie przewodniczącemu komisji rewizyjnej tylko w jednej kwestii. Może on samodzielnie uczestniczyć w posiedzeniach zarządu KZP, albo może upoważnić do tej czynności pozostałych członków komisji. To również na ręce przewodniczącego powinna być kierowana informacja o planowanych kolejnych posiedzeniach zarządu, dane logowania w przypadku procedowania zdalnego, ale także wszelka korespondencja przychodząca do KZP, a adresowana do komisji rewizyjnej lub konkretnego jej członka, bez jej naruszania. To również od przewodniczącego komisji rewizyjnej powinny wychodzić dokumenty organu, chyba, że sama KR uzgodni wewnętrznie inaczej. Popularne jest, podobnie jak ma to miejsce w zarządzie, wskazanie dodatkowych osób do pełnienia konkretnych funkcji jak chociażby sekretarza czy analityka.
By móc sprawować swe funkcje, każdy członek komisji rewizyjnej musi zostać imiennie przez zarząd kasy upoważniony do przetwarzania wszystkich danych finansowych oraz osobowych znajdujących się na wszelkich dokumentach w KZP. Jest to jedynie czynność administracyjna. Zarząd nie ma możliwości odmowy udzielenia dostępu, reglamentowania go lub opóźniania w poddaniu się czynnościom kontrolnym, przez brak upoważnienia ze strony któregokolwiek z członków komisji rewizyjnej, chyba, że zachodzi podejrzenie, że ów członek komisji rewizyjnej został skazany lub oświadczenie o niekaralności nie zostało zweryfikowane. Podobnie jak każdy członek zarządu wszyscy członkowie komisji rewizyjnej muszą złożyć indywidualne deklaracje zachowania w poufności danych do których uzyskują dostęp w ramach pełnionych obowiązków w organie. Co istotne nie dotyczy to tylko okresu kadencji, kiedy dostęp ten będzie nieograniczony, ale również czasu po jej zakończeniu, gdy wszelkie posiadane dokumenty będą już zwrócone. Nieokreślonej czasowo ochronie podlegać nadal będą wszystkie uzyskane w czasie sprawowania funkcji informacje – ich ujawnienie może spowodować odpowiedzialność administracyjną (wykluczenie z KZP na okres 10 lat), cywilną (odszkodowawczą) a nawet karną (zagrożoną karami finansowymi oraz pozbawienia wolności do lat 3). Warto tutaj wyszczególnić, że bez względu czy dla KZP dane opisuje jeden rejestr czy może dokumenty zostały podzielone adekwatnie do sposobu ich prowadzenia na kilka ewidencji i rejestrów w tym np. ewidencję członkowską prowadzoną przez pracownika oddelegowanego do obsługi KZP, księgi rachunkowe obsługiwane przez księgowego czy ewidencję kasową pozostającą w gestii kasjera – wszyscy członkowie komisji rewizyjnej muszą zostać uprawnieni do pełnego wglądu w nie wszystkie w dowolnym czasie, bez ograniczeń. Pracownicy oddelegowani przez pracodawcę lub firmy świadczące na rzecz KZP usługi – muszą otrzymać dane identyfikacyjne osób tworzących ten organ z informacją uprawniającą wskazanych do prowadzenia kontroli. O aktualność i potwierdzenie tej informacji zobowiązany jest zadbać zarząd. Dane członków komisji rewizyjnej wraz z informacjami o sposobach skontaktowania się z nimi muszą zostać również przekazane wszystkim członkom KZP. Odrębnie informacja ta ma również trafić do pracodawcy i zewnętrznego podmiotu kontrolującego czyli do przedstawiciela załogi albo do rady pracowniczej albo do związków zawodowych.
Członkowie KR muszą zostać również zidentyfikowani przez banki w których KZP ma otworzone rachunki. Zarząd ma zaś obowiązek nadać uprawnienia lub zawnioskować o nie do banków, aby każdy z nich miał możliwość nielimitowanego dostępu do wglądu we wszystkie rachunki. Jeśli zaś funkcjonuje punkt kasowy (dawniej zwany kasą gotówkową) to członkowie muszą mieć dostęp również do niego, z prawem do tworzenia kopii zestawień, uzyskiwaniem lub tworzeniem odpisów, wyciągów czy możliwością operacyjnego tworzenia porównań na potrzeby prowadzonych kontroli, w tym do uczestniczenia jako obserwator w inwentaryzacji kasy, składania protestów lub paraf na kontrolowanej dokumentacji KZP. Należy jedynie zwrócić uwagę, że jest to uprawnienie kontrolne, więc osoby te nie mają prawa do wprowadzania jakichkolwiek zmian, sugerowania korekt, czy realizacji lub blokowania transakcji. Słowem mają mieć możliwość wszystko podglądać i generować z tego dokumenty dla potrzeb kontrolnych i sprawozdawczych, ale nie mogą niczego zmieniać. Ich uprawnienia wymagają czynności i nie mogą być realizowane jedynie biernie np. poprzez podpisywanie opracowanych i dostarczonych przez zarząd gotowych dokumentów czy np. opinii o pozytywnym wyniku przeprowadzonej kontroli.
Czteroletnia kadencja komisji rewizyjnej nie jest związana z czasem trwania kadencji zarządu, choć w wielu statutach napotyka się na niepoprawnie sformułowany zapis o tym świadczący. Analizując tę nieprawidłową praktykę opierając się o przepisy ustawy o KZP zauważyć należy, że kadencja komisji rewizyjnej trwa cztery lata i trwa do momentu urzeczywistnienia się pierwszego posiedzenia nowo wybranego składu. Prerogatywa komisji rewizyjnej do wnioskowania o zwołanie nadzwyczajnego walnego zebrania oraz druga do składnia wniosku o odwołanie zarządu może spowodować, że podczas głosowania nad tym wnioskiem odwołany zostanie skład zarządu, nie zaś skład komisji rewizyjnej. Nastąpi wtedy naturalny proces wyboru nowego zarządu, poprzez wybór jego członków spośród kandydatów do zarządu, ale nijak to nie wpływa na kontynuowanie lub przerwanie kadencji komisji rewizyjnej, której nikt nie postawił wniosku o odwołanie, ani której 4 letnia kadencja nie upłynęła. Należy więc stwierdzić, że taki zapis jest jedynie wewnętrzną regulacją, co więcej, niekorzystną dla kontinuum działania całej KZP, która nie dość, że w nadzwyczajnych okolicznościach traci zarząd (por. art. 29), traciłaby jeszcze swój organ kontrolny.
(autor: Grawit Nosiadek, 12.01.2024-26.01.2024)
