Choć dla wielu osób prowadzenie czy rozliczanie zrzeszenia działającego w formie KZP lub  MKZP wydaje się proste, a przy użyciu „zeszyciku” i „arkusza kalkulacyjnego w Excelu, OpenOffice-ie czy GoogleSheets” wręcz banalne niestety może doprowadzić do niebezpiecznych praktyk, nieuprawnionych uproszczeń lub karalnego zafałszowania zapisów. W skrajnych przypadkach zarówno zarząd KZP, jak i księgowa będą odpowiadać za prowadzenie działalności bez właściwego udokumentowania tj. przez formalny brak prowadzenia ksiąg rachunkowych. Tymczasem zgodnie z przepisami ustawy o KZP zrzeszenia te są obowiązane prowadzić zapisy swojej księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 49-51). Muszą ją prowadzić w odrębnych od innych podmiotów (m.in. zakładu pracy) księgach rachunkowych, oraz uwzględniając wszystkie zdarzenia gospodarcze jednostki. Zaś przez fakt gospodarowania środkami finansowymi, które nie należą do nich, lecz do zrzeszonych w KZP osób fizycznych - właścicieli - głównym zadaniem obsługi rachunkowej jest dostarczanie rzetelnych informacji na rzecz swoich interesariuszy, którymi są sami członkowie danej kasy; nie zaś pracodawcy bądź organy podatkowe.

Ustawa o KZP obowiązek prowadzenia nieodpłatnej rachunkowości dla KZP nałożyła na pracodawcę, przy którym ta działa, a ten z kolei może realizować ją na trzy sposoby. (1) Poprzez zatrudnienie osób posiadających “wiedzę i doświadczenie” oraz wyposażenie ich stanowisk pracy w odpowiednie narzędzia biurowe i informatyczne do prowadzenia obsługi księgowej (w tym programy tworzące księgi rachunkowe i sprawozdania), (2) poprzez zakup usług prowadzenia księgowości w biurach rachunkowych lub (3) poprzez odpłatne powierzenie tej czynności innemu pracodawcy w ramach Międzyzakładowej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej, pod warunkiem, że i jego obejmuje wspólna MKZP. Księgi rachunkowe to zbiory fizycznych zapisów na odpowiednich numerowanych drukach lub zbiory elektronicznych zapisów w dedykowanym bazodanowym matematycznym programie, który po zdefiniowaniu umożliwia obsługę konkretnej rodziny zdarzeń gospodarczych dla konkretnej jednostki. Poza dziennikiem zdarzeń i księgą główną odnotowującą i porządkującą wszystkie zdarzenia gospodarcze każda jednostka prowadzi na własny użytek lub z obowiązku podatkowego różne księgi analityczne. Ułatwiają one przedstawienie jej sytuacji gospodarczej w trakcie roku obrotowego oraz pozwalają podejmować decyzje gospodarcze czy tworzyć sprawozdania ukazujące efekty swojego działania.

Przykładami analitycznych ksiąg rachunkowych są księgi środków trwałych, ewidencji wynagrodzeń pracowniczych, kasy, księgi handlowe czy podatkowe. Księgi oraz rejestry tworzą zbiory danych powiązanych ze sobą, ale też rozdzielonych pod względem jakiegoś konkretnego czynnika wyróżniającego. Przykładem może być charakter źródła danych (np. księga/rejestr sprzedaży). Fundusze czy kapitały występujące w jednostkach np. u pracodawców również mogą być obsługiwane odrębnymi księgami (m.in. ZFŚS, rejestr gwarancji finansowych), ale też mogą stanowić jedynie zapis kontowy dokumentowany wewnątrz innej księgi np. potrącenia na ZUS zapisywane w ramach listy płac. Biorąc za przykład księgę środków trwałych (KŚT), czyli odpowiednio skonstruowaną bazę zakupionych, zidentyfikowanych nieruchomości gruntowych, budynków czy ruchomości o odpowiednio dużej wartości, zawierające poza datami i stanami początkowymi również zapisy amortyzacyjne, numery dokumentów inwentarzowych, historię przesunięć czy oznaczenie likwidacji, można byłoby się pokusić o prowadzenie takiej księgi na przykład w Excelu. W praktyce jednak jest to zbyt niebezpieczne dla jednostki, gdyż niedochowanie staranności, przypadkowe usunięcie składnika, złe przeliczenie odpisu amortyzacyjnego, czy niewygenerowanie odpowiednich dokumentów analitycznych uwzględnianych w księdze głównej będzie obciążało w sposób bezpośredni zarówno kierownika jednostki jak i osobę odpowiedzialną za księgowość. W KZP jest identycznie. O ile kiedyś wszystkie zapisy Funduszy PKZP czy MPKZP były częścią zapisu ksiąg analitycznych pracodawcy (najczęściej rejestru płacowego) i wszystkie księgi ostatecznie definiował pracodawca, prowadzenie dodatkowo aktualnej ewidencji w arkuszach (np. w amerykance lub Excelu) pozwalało na ich dodatkową bieżącą kontrolę, to obecnie taka praktyka jest niedozwolona. Wynika to z uzyskanej przez KZP-y odrębności wyrażającej się własnym REGONem, ale także z nowych zdolności do czynności prawnych, m.in. zaciągania zobowiązań i opowiadania za nie, którą kasy otrzymały mocą ustawy o KZP. Wspólne prowadzenie ksiąg pracodawcy i KZP można porównać do sytuacji, w której biuro rachunkowe dopisuje transakcje klienta do swojej własnej księgowości a  dodatkowo prowadzi KŚT dla klienta w arkuszu kalkulacyjnym.

Matematyczne programy do hurtowej analizy, zbierania i przeliczania danych (np. Excel)  wyróżnia pełna definiowalność, przejrzystość i możliwość śledzenia wprowadzonych formuł. Niewątpliwe atuty jak stosunkowo prosty, tabelaryczny interfejs oraz setki zdefiniowanych formuł  niestety nie są wystarczające na potrzeby księgowe. Arkusze kalkulacyjne są niezastąpione w hurtowej zmianie danych, sporządzaniu analiz, wyliczaniu różnych danych statystycznych, wyznaczaniu trendów, progów, sporządzaniu wykresów i  kontroli wyników z innych programów czy tych wyliczanych ręcznie. Nie mogą jednak zastąpić prowadzonych zgodnie z ustawą ksiąg rachunkowych w sposób tradycyjny (pisemny, ręczny) lub w dedykowanych ku temu programach komputerowych. Wynika to ze sposobu ich tworzenia, zapisywania, odczytywania, szyfrowania i zabezpieczania. Nawet najlepiej przygotowany arkusz Excela obciążony jest kilkoma wadami, przez które nie będzie zapewniał należytej ochrony wymaganej ustawą o rachunkowości. Może na przykład zostać zmieniony bez utraty integralności czy widocznego śladu. Przesyła formuły, wprowadzane dane czy przeliczenia twórcom programów znajdujących się w krajach trzecich, doprowadzając do ich bezprawnego wycieku poza teren UE. Nie stanowi formatu zamkniętego do edycji, a nawet po zaszyfrowaniu przez popularność swego algorytmu działania pozostaje podatny na deszyfrację, zmianę danych i ponowne bezwiedne zaszyfrowanie. Dostęp do poszczególnych arkuszy oraz generowanych na ich podstawie danych musi być zamknięty do edycji w określonym momencie (zamknięcie miesiąca/roku) i niemożliwy do ponownej edycji, co również jest słabością arkuszy, które są gotowe do ciągłej zmiany wartości i przeliczania wyników. Sam interfejs czy praca kilku osób może doprowadzić do powstania błędów i nieprawidłowości jeszcze na etapie wprowadzania danych. Ogólnie może więc narazić jednostkę, księgową i zarząd na konsekwencje karne nawet te poważne zagrożone karą dwu-, trzy-, a nawet pięcioletniego więzienia (Art.77 i nast. Ustawy o rachunkowości, art. 270 KK, art. 61 KKS) z zarzutem fałszowania ksiąg lub nienależytego ich prowadzenia lub nieposiadania określonej przepisami dokumentacji rachunkowej włącznie.

Wyjaśniając kwestie Excela w KZP wpierw należałoby jednak przypomnieć brzmienie kluczowych zasad z ustawy z 9 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. Ust. poz. 120 z 2023 r.)

„Art. 4. 1. Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

1a. W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostka jest obowiązana przedstawiać wszelkie dodatkowe informacje konieczne do spełnienia tego obowiązku w informacji dodatkowej. (...)

2. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

3. Rachunkowość jednostki obejmuje:

1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;

2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym; (...)

6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą; (...)

4. Jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w ust. 1.

4a. Stosując przepisy ustawy, jednostka kieruje się zasadą istotności. Informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym oraz skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne.

5. Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. (...)

Art. 9. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. (...)

Art. 10. 1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: (…)

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; (...)

Art. 12. 4. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

5. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z uwzględnieniem art. 13 ust. 2 i 3. (...)

Art. 13. 2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

3. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej w ust. 2 jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.

4. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być:

1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;

2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;

3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

6. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.”

Skonstruowanie arkuszu kalkulacyjnego naśladującego wyżej opisane księgi rachunkowe w popularnych programach od Googla, OpenOffice czy Microsoft, który spełniłby prawie wszystkie wymagania ustawy o rachunkowości teoretycznie jest możliwe, a twórcy dawno już dostarczali podobne szablony. W praktyce jednak takie dokumenty bardzo szybko pęczniały angażując coraz więcej zasobów nie tylko dyskowych, a tym samym wydłużały czas ich obsługi.  Szybko zaczynały też same powodować błędy, a przerwane kalkulacje lub zawieszenia systemów uszkadzały pliki danych. Przy najmniejszej utracie integralności osoby je obsługujące traciły z reguły pewność czy wszystkie zapisy księgowe zostały już uwzględnione, czy też wynik jest obciążony wadą zapisu informatycznego lub błędami ludzkimi. Jest to spowodowane odmienną architekturą relacyjnych baz danych i tabel oraz ich integracji. Typowa baza jest optymalizowana pod kątem konkretnych formuł i relacji, dedykowanej liczby i konkretnej jakości danych oraz wspiera działanie pamięci podręcznej przyspieszając wszystkie niezbędne kalkulacje, odczyty i zapisy. Dodatkowo weryfikuje, kompletność wypełnienia ścieżki dla danej formuły oraz odizolowuje same dane od relacji i formuł, co w arkuszach jest właśnie jedną z zalet pozwalającą na każdym etapie przebudowę formuły czy zmianę relacji. W programach rachunkowych taka ingerencja w ogóle jest niemożliwa i nic nie może zostać przeprogramowane w locie, w trakcie pracy, a w odrębnych procesach aktualizacyjnych. W arkuszach zmiany są częścią obsługi zmiennych, które w każdym miejscu mogą być uzupełnione, usunięte lub zastąpione. W typowych arkuszach przykrą niespodzianką przy otwarciu tego samego pliku na różnych wersjach programu bywa przeliczenie pliku w inny sposób. Te same dane źródłowe skutkują rozbieżnymi wynikami, innym wyglądem lub wydrukiem np. zmiana czcionki, waluty, formatu daty czy zasłonięcie części danych ze względu na zmianę marginesu lokalnej drukarki. Nawet tak prosta rzecz, jak rodzaj danych lub sposób zaokrąglenia może doprowadzić do ogromnych niezgodności, zwłaszcza, jeśli przeliczanych są setki lub tysiące relacji w “spuchniętych” plikach.

Elektroniczna księga rachunkowa zgodnie z ustawą, to nie tylko skonstruowany, opisany i wypełnionych zbiór danych, ale jednocześnie oprogramowanie, system umożliwiający weryfikację ich integralności, chronologii, osób uprawnionych czy generowania odpowiednich wydruków. Choć na potrzeby planowania działań czy analizy zdarzeń i kierunków zmian korzystanie z Excela w KZP jest niezbędne to prowadzenie w nim rachunkowości KZP czy prowadzenie tej rachunkowości w księgach pracodawcy jest niedozwolone.

Ministerstwo odpowiedzialne za finanse publiczne kiedyś prowadziło rejestr osób posiadających kwalifikacje księgowe oraz rejestr programów, które homologowało jako zgodne z krajowymi przepisami rachunkowymi. Jednak od czasu pełniejszej implementacji przepisów prawa unijnego, uwolnienia branży księgowej i wprowadzenia zasady wolności działalności gospodarczej, nie ma już tej praktyki, ani nawet możliwości formalnych licencjonowania programów księgowych. Jakość prowadzenia księgowości została przerzucona na podatnika, jednostkę obowiązaną do jej prowadzenia lub osobę, której powierzono prowadzenie rachunkowości. Zgodnie z ustawą taka osoba powinna posiadać odpowiednią “wiedzę i doświadczenie” by sprostać zadaniu właściwego zdefiniowania zasad rachunkowych (polityki) oraz dopełnienia obowiązków dokumentacyjnych i sprawozdawczych dla konkretnej jednostki gospodarczej, dla której prowadzenie rachunkowości zostało jej powierzone. W praktyce jednak to nie księgowe przejęły rachunkowość KZP po wejściu w życie ustawy o tych zrzeszeniach, tylko osoby zajmujące się płacami, gdyż dotychczas korzystały z programu do księgowości, czyli z księgi analitycznej “płace” jakkolwiek by się ona nazywała. Księgi stanowiącej jedynie fragment księgowości pracodawcy. Stąd bardzo często osoby takie nie miały zrozumienia czym jest dziennik (rejestr dokumentów, dowodów księgowych), księga główna, plan kont a czym na przykład rejestr członków, pożyczek czy lista potrąceń. Uproszczenie wszystkiego do jednego arkusza Excela było bardzo, bardzo kuszące. Zwłaszcza, że przecież kiedyś “tak prowadzono rachunkowość” funduszy PKZP. Dawną “amerykankę” zastąpiono arkuszem kalkulacyjnym. To bardzo poważny błąd i powszechna propagowana nie prawda. Rachunkowość kiedyś prowadził pracodawca (dla siebie) w ramach swoich ksiąg analitycznych. Wpierw owszem była to zgodnie z ówczesnymi przepisami “amerykanka”, ale w zaledwie kilka lat po wprowadzeniu programów do płac zastąpiły ją właśnie analityczne zapisy w dokumentacji pracodawcy. Następnie nie było wydzielonej rachunkowości PKZP, bo być nie musiało, a zapisy w Excelu był prowadzone jako poza rachunkowa forma wspierania zarządzania dla zarządu PKZP. Często to sam zarząd prowadził takiego “Excela”. Nie miał on żadnej wiążącej relacji z rachunkowością, często zresztą nawet wykazywał istotne różnice, bo zapisy dotyczyły tego co członkowie “powinni” byli wpłacić, a nie realnych potrąceń.  Mógł służyć kontroli zapisów u pracodawcy, jednak to ten dysponował wszystkimi dowodami księgowymi i mógł dowolnie je księgować. Księgi rachunkowe, te oparte o ustawę zawierają nie tylko zbiory zapisów, ale i zbiory dowodów księgowych z odpowiednimi, łączącymi je trwałymi adnotacjami. Obecnie rachunkowości dla KZP nie może już prowadzić pracodawca w swoich księgach w tym w swoim programie do potrąceń z PŁAC, czyli w rachunkowych księgach analitycznych, gdyż nie należą one do KZP i nie mogą być przez niego kontrolowane. Rachunkowość KZP musi być prowadzona w wydzielonych księgach zgodnie z ustawą musi być przygotowana również odrębna polityka rachunkowości. Posiłkując się przykładem, że pracodawca dokonuje zakupu środków trwałych, handluje, zatrudnia osoby czy realizuje inwestycje, a KZP nie prowadzi żadnej z tych działalności, łatwo zauważyć, że KZP nie potrzebuje ksiąg opisujących zakres działalności gospodarczej lub zadań publicznych pracodawcy. I odwrotnie. KZP gromadzi depozyty od swych członków, tworzy fundusze, udziela zapomóg, pożyczek czy też pozyskuje dochody z darowizn – czyli powinna ujmować w swych księgach zdarzenia najczęściej odmienne w swym gospodarczym charakterze od tych u pracodawcy. Rachunkowość obu, choć będzie oparta na tej samej ustawie o rachunkowości będzie się istotnie różnić, stąd różne będą także programy księgowe. Oczywiście pracodawca posiadający dodatek do swojej księgi “KADRY i PŁACE”, “HR”, “Wynagrodzenia” czy jak by się nie nazywała księga, jeśli będzie dokonywał potrąceń dla swojej księgowości będzie potrzebował dodatku do obsługi KZP. Nie może on jednak oprzeć rachunkowości KZP na tym suplemencie do księgi analitycznej, gdyż nie jest to kompletny i wymagany ustawą zbiór ksiąg rachunkowych. Z kolei typowe księgi analityczne w ramach danego programu do rachunkowości mogą być całkowicie zbędne lub niedostosowane dla potrzeb rachunkowych kasy. Jeśli prowadzimy spółdzielnię nie będziemy korzystać z ksiąg handlowych dostosowanych dla sprzedażowej spółki akcyjnej. Podobnie wygląda kwestia rachunkowości KZP – nie potrzeba płac, gdyż nikogo kasa nie zatrudnia, ale konieczna jest księga obsługująca analitykę wkładów członkowskich, gdyż te zmieniają się co miesiąc.  Oczywiście zdarzą się też wyjątki chociażby Kasa. Zarówno pracodawca jak i KZP będą potrzebowały podobną księgę analityczną obsługującą transakcje wykonane przy użyciu kasy. Program musi być jednak zgodny lub możliwy do uzgodnienia z księgą główną u każdego z nich, a te będą oczywiście różne.

Wracając do arkuszy kalkulacyjnych, również i analityka Kasy gotówkowej mogłaby być obsługiwana teoretycznie z poziomu przystosowanego arkusza Excela. Nikt jednak tego nie robi, bo ryzyko pomyłki lub jeszcze większe utraty danych, albo największe - konsekwencje karne za nierzetelne prowadzenie rachunkowości powodowałoby kolosalne skutki zarówno dla kasjera lub kasjerki, ale też dla wszystkich deponentów.

Na koniec warto przypomnieć, że obecnie to twórcy programów, w tym właśnie programów księgowych mogą oświadczyć, że ich program jest zgodny z danymi przepisami rachunkowymi. Mogą określić, że może być wykorzystywany do prowadzenia określonego rodzaju rachunkowości lub zalecany dla podmiotów prowadzących działalność jakiegoś typu np. banków, handlu, sprzedaż detalicznej, jednostek budżetowych itd. Na przestrzeni lat wykształciła się praktyka, że adekwatnie do formy podmiotu i rodzaju działalności programy księgowe istotnie się różnią, ale spełniają mniej lub bardziej poprawnie założenia ustawy. Żaden program nie jest w żadnym urzędzie weryfikowany. Jeśli pojawia się nieprawidłowości natury księgowej to dotyczy zawsze konkretnego kontrolowanego podatnika, osoby czy podmiotu i to on właśnie ponosi odpowiedzialność, a nie twórca programu. Nie zostały wydane oświadczenia twórców arkuszy kalkulacyjnych o zgodności ich programów z ustawą o rachunkowości, a udzielając licencji klientom wyłączyli oni dodatkowo swoją odpowiedzialność za niezgodne z przepisami użytkownie ich oprogramowania. Warto o tym pamiętać, kiedy zechcemy rachunkowość oprzeć o własne formuły czy stworzone arkusze. Oczywiście nadal będą potrzebne do przejrzystej, krokowej kontroli pojedynczych transakcji, działań planistycznych czy opracowań.